Разбираем вопрос оформления электронной транспортной накладной (ЭТрН) 

Что это? это переход на цифровой документооборот вместо бумажной накладной при грузоперевозках.

Почему это важно? С 1 сентября 2026 года это становится обязательным для большинства участников рынка.

Оцениваем какие ситуации могут возникнуть с применением ЭТрН и как из них выходить:

Вопросы:
Ситуация №1

МЫ – продавец и лицо, осуществляющее погрузку

Покупатель забирает товар самовывозом, направляет к нам Перевозчика (третья компания).

Кто оформляет титул1 (запускает) ЭТрН?  Кто является в данном случае Грузоотправителем?

Ситуация №2

МЫ – продавец и Лицо, осуществляющее погрузку

Покупатель забирает товар самовывозом своими силами (не нанимая Перевозчика).

Оформляется ли в данном случае ЭТрН? Если да, то кто оформляет титул1 ЭТрН?  Кто является в данном случае Грузоотправителем?

Если ЭТрН не оформляется, какой документ МЫ должны отправить с товаром, если у нас ЭДО с этим Покупателем?

Ситуация №3

МЫ – продавец.

Отвозим товар своим транспортом на склад Покупателя. Какой документ МЫ выдаем своему водителю (помимо путевого листа), если у нас ЭДО с этим Покупателем? Может водитель ехать только с путевым листом?

Ситуация №4

МЫ- Лицо, осуществляющее погрузку (не наш товар, перевалка)

Грузополучатель забирает с нашего склада свой товар самовывозом, направляет к нам Перевозчика.

Кто оформляет титул1 (запускает) ЭТрН?  Кто является в данном случае Грузоотправителем?

Ситуация №5

МЫ- Лицо, осуществляющее погрузку (не наш товар, перевалка)

Грузополучатель забирает с нашего склада свой товар самовывозом своими силами (не нанимая Перевозчика).

Какие перевозочные документы оформляются нами?

Ответы:

1. По ситуации 1.

Обязанность по оформлению транспортной накладной (с 01.09.2026 – как правило, в электронной форме) установлена ч. 1 ст. 8 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" (далее – УАТ) для грузоотправителя, если иное не установлено договором перевозки.

В соответствии с пп. 4 п. 1 ст. 2 УАТ:

«грузоотправитель - физическое или юридическое лицо, которое по договору перевозки груза выступает от своего имени или от имени владельца груза и указывается в транспортной накладной».

В данном случае как понятие грузоотправителя, так и обязанность по оформлению транспортной накладной связаны именно с заключенным стороной договором перевозки.

При самовывозе поставщик договор перевозки не заключает, но может быть обязан к погрузке товара. В связи с этим, нельзя исключать попыток трактовать его функции как грузоотправителя.

Но, поскольку электронная транспортная накладная является лишь формой транспортной накладной, можно учесть разъяснения, дававшиеся относительно оформления документов при самовывозе и соответствующую арбитражную практику для бумажной формы данного документа.

Как указывалось в письме УФНС России по г. Москве от 11.08.2011 № 16-15-/079006@:

«При самовывозе товаров покупателем посредством привлечения сторонней организации, когда право собственности на товар переходит к покупателю на складе поставщика, грузоотправителем выступает покупатель, который и должен оформлять транспортную накладную».

Несмотря на давность издания разъяснения, оно сохраняет свою актуальность и в настоящее время. Так, в частности, на указанное письмо имелась ссылка в Постановлении Десятого арбитражного апелляционного суда от 30.09.2025 № 10АП-13179/2025 (Постановлением Арбитражного суда Московского округа от 27.01.2026 № Ф05-21959/2025 данное постановление оставлено без изменения).

Учитывая данные обстоятельства, представляется, что при самовывозе грузоотправителем будет указан покупатель и именно на нем будет лежать функция «запуска» ЭТрН.  Но и он может быть освобожден от обязанности оформления именно электронной транспортной накладной, поскольку в силу п. 7 приложения к приказу Минтранса РФ от 01.06.2026 № 262 при совпадении в одном лице грузоотправителя и грузополучателя транспортная накладная оформляется на бумажном носителе.

2. По ситуации 2.

Если Покупатель забирает товар самовывозом своими силами (не нанимая Перевозчика), то для поставщика относительно Ситуации 1 ничего не изменится.

ЭТрН оформлять не потребуется, а в бумажной ТрН грузоотправитель и грузополучатель будут совпадать, как будут совпадать еще и с перевозчиком.

С товаром будет оформлен или УПД, или товарная накладная, в зависимости от того, какой из документов предусмотрен договором с покупателем. При этом важно, чтобы представитель покупателя прибыл с разовой доверенностью и подписал наш экземпляр документа на товар.

3. По ситуации 3.

В данной ситуации на нашей стороне лежит обязанность по оформлению ЭТрН.

На основании абз. 1.3 п. 2 Приложения № 1 к приказу ФНС России от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@, в случае доставки груза поставщиком оформляются файлы обмена информации грузоотправителя и перевозчика.

На основании п. 6 приложения № 3 к Правилам обмена электронными договорами перевозки груза, электронными транспортными накладными, электронными дорожными ведомостями, электронными квитанциями о приеме груза для перевозки, сведениями, содержащимися в них, между перевозчиком и отправителем и направления таких документов и сведений, содержащихся в них, в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (утв. Постановлением Правительства РФ от 01.06.2024 № 753), установлен следующий порядок:

« Формирование и рассылка участникам информационного взаимодействия файла обмена информации отправителя осуществляются в следующей последовательности:

а) отправитель формирует файл обмена информации отправителя в информационной системе отправителя или непосредственно в информационной системе оператора отправителя;

б) файл обмена информации отправителя подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью отправителя (лица, уполномоченного на подписание электронной транспортной накладной от имени отправителя);

в) отправитель направляет файл обмена информации отправителя оператору отправителя;

г) оператор отправителя при получении от отправителя файла обмена информации отправителя осуществляет проверки, указанные в пункте 9 Правил обмена электронными документами. В случае если файл обмена информации отправителя содержит уникальный идентификатор документа, присвоенный отправителем из пула (массива значений) уникальных идентификаторов документа, полученных от оператора отправителя ранее, оператор отправителя проверяет принадлежность уникального идентификатора документа выданному ранее пулу (массиву значений) и его повторное неиспользование. Последующие действия осуществляются только при положительном результате всех проверок, предусмотренных настоящим подпунктом;

д) оператор отправителя направляет файл обмена информации отправителя перевозчику через оператора перевозчика, а также направляет такой файл обмена в государственную информационную систему. В случае если в файле обмена информации отправителя указаны иные получатели такого файла обмена, оператор отправителя направляет файл обмена информации отправителя также операторам указанных лиц.»

То есть, оформление ЭТрН производится через оператора ЭДО грузоотправителя, отношения с грузополучателем в данном случае значения не имеют, т.к. обмен информацией производится централизованно через государственную информационную систему.

Оформление ЭТрН не требует распечатки ее в бумажном виде, но в первые месяцы действия рассматриваемого порядка такое дублирование на бумажном носителе с распечаткой ЭДО-штампа представляется целесообразным.

В связи с этим, во избежание риска человеческого фактора, либо сбоев программного обеспечения или передачи данных при контроле документов в пути следования к путевому листу водителя можно будет добавить распечатку ЭТрН со штампами ЭДО грузоотправителя-перевозчика. 

4. По ситуации 4.

В случае перевалки чужого груза вопросы оформления транспортной накладной будут регулироваться аналогично Ситуации 1, поскольку и в этом случае будет иметь место самовывоз с совпадением грузоотправителя с грузополучателем (и правом на оформление бумажной ТрН вместо электронной).

5. По ситуации 5.

В случае, если при перевалке у получателя груза самовывозом транспорт будет своим, оформление документов будет аналогично Ситуации 2.

Нами будут оформляться отметка о сдаче груза в левой части раздела 8 ТрН (как и в остальных случаях, поскольку нами осуществляется погрузка). О заполнении данного раздела в Методических рекомендаций по оформлению отдельных разделов транспортной накладной (утв. Распоряжением Минтранса России от 22.12.2022 № АК-325-р) указывалось:

«в разделе 8 "Прием груза"

…

в строках "реквизиты лица, осуществляющего погрузку груза в транспортное средство" и "подпись, расшифровка подписи лица, осуществившего погрузку груза, с указанием реквизитов документа, подтверждающего полномочия лица на погрузку груза"».

Остальные же документы должны оформляться продавцом (ТН/УПД) и покупателем (ТрН).

6. По оформлению ЭТрН в случае отсутствия обязанности такого оформления.

Что касается последствий оформления электронной транспортной накладной вместо бумажной, то предсказать их при отсутствии практики применения ЭТрН, как обязательного документа, и исключений миз такого порядка, нельзя. 

Исключения, сформулированные в приказе Минтранса РФ от 01.06.2026 № 262, можно трактовать, как предписание оформления документов только на бумажном носителе (не как ЭТрН), поскольку слова «могут», «может» данный документ не содержит.

Требование документальной подтвержденности расходов (ст. 252 НК РФ) предполагает именно надлежащее документальное оформление.

В связи с этим, нельзя исключать негативных налоговых последствий у покупателей (грузополучателей), как лиц, оформляющих такими документами свои расходы, если документы будут оформлены в электронном виде вместо бумажного.