В журнале "Спутник бухгалтера" (сентябрь, 2015) опубликован ответ Раисы Цветковой (заместителя начальника отдела по ведению бухгалтерского и налогового учета аудиторско-консалтинговой группы «Уральский союз») на вопрос читателя.

Арендуем у сотрудников с разъездным характером работы грузовые и легковые автомобили по договору аренды без экипажа. Можно ли при расчете стоимости аренды учесть месяц, отработанный не полностью? Например, если сотрудник был в отпуске и его автомобиль не использовался. И как это отразить в налоговом учете?

Ответ. Арендный платеж можно уменьшить через дополнительное соглашение с работником. В будущем, чтобы не начислять оплату за дни, когда автомобиль не использовался, можно предусмотреть один из трех вариантов. Во-первых, можете заключать с сотрудниками срочные договоры аренды. Допустим, с 1 января до даты, с которой у владельца автомобиля начинается отпуск по графику. По выходу сотрудника на работу составьте новый срочный договор. Экономичность этого варианта нивелируется, если работник заболеет или ему потребуется передвинуть даты отпуска. Во-вторых, можно предусмотреть в договоре, что арендная плата выплачивается только за время использования машины. Процесс в этом случае организуйте следующим образом. Ведите график эксплуатации автомобиля.

Если машины нет на территории компании, то сотрудник должен приложить к графику путевой лист. Если нет ни автомобиля, ни путевого листа, то арендную плату за это время не начисляйте.

Подробнее