При переходе на ЭДО электронные подписи могут понадобится не только руководителю компании и главбуху, но и работникам, которые подписывают налоговые или кадровые документы. Расходы несет работодатель. Оплата ЭП не признается доходом работника и не облагается НДФЛ и страховыми взносами. Электронные подписи для работников бывают нескольких видов: простые электронные подписи, усиленные неквалифицированные подписи, усиленная квалифицированная подпись.

Для участия в подписании «первички» и кадровых документов работникам. ответственным за оформление этих документов, нужна усиленная квалифицированная электронная подпись (далее – УКЭП). Расходы на получение работником электронной подписи и ее использование несет работодатель (ст. 22.2 ТК РФ). Больше по теме: Когда обязательна квалифицированная электронная подпись Для подписи расчета 6-НДФЛ можно использовать только квалифицированную ЭЦП О правомерности подписания неквалифицированной электронной подписью налоговой отчетности Порядок применения КЭП с 1 сентября 2024 г.: разъяснения от Минцифры НДФЛ НДФЛ облагаются не только выплаты в денежной форме, произведенные в пользу работника. К облагаемым налогом относятся и доходы, полученные работником от компании в натуральной форме (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).

Такие доходы нужно учитывать в налоговой базе по НДФЛ (п. 1 ст. 210 НК РФ). Но, эта норма не применима к покупке УКЭП для работника, поскольку он не является инициатором подобной покупки и не получает никаких выгод. Компания приобретает УКЭП для работника в связи с производственной необходимостью. Поэтому ее оплата не признается доходом работника и не облагается НДФЛ. Страховые взносы Страховыми взносами облагаются все выплаты и иные вознаграждения в пользу работника, произведенные в рамках трудовых отношений (п. 1 ст. 420 НК РФ).

Поскольку приобретение УКЭП для работника связано с производственной необходимостью, покупка совершается не на основании трудового договора, стоимость УКЭП не облагается страховыми взносами. Списание расходов в налоговой базе по прибыли Расходы на УКЭП для работников напрямую связаны с производственной необходимостью. Поэтому справедливо считать, что такие расходы направлены на получение дохода и их можно учесть в налоговой базе по прибыли в составе прочих расходов на основании пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ.

© Бухгалтерия.ру