Сотрудникам с разъездным характером работы работодатель должен возмещать расходы. Это требование ТК РФ. А чтобы понесенные ими расходы можно было принять и учесть при налогообложении прибыли, они должны быть обоснованы экономически и подтверждены документально. Экономическое обоснование расходов при разъездной работе Сотрудникам с разъездным характером работы работодатель должен возмещать расходы по проезду, найму жилого помещения, суточные и иные расходы, понесенные ими с разрешения работодателя (ст. 168.1 ТК РФ). Как правило, работодатели в этих целях утверждают положения о разъездном характере работы.

Однако одного Положения о разъездном характере работы, утвержденного работодателем, недостаточно для правомерного учета затрат. Подтверждением этого служит постановление АС Поволжского округа от 30 мая 2024 г. № Ф06-3330/2024 по делу № А12-4016/2023. По мнению арбитров, необходимы также трудовые договоры, закрепляющие характер (разъездной) таких работ (либо коллективный договор), а также локальный нормативный акт, предусматривающий размер и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников. Минфин в письме от 3 июня 2024 г. № 03-03-06/1/50926 подтвердил, что для того, чтобы сумму возмещения расходов при разъездной работе можно было учесть в расходах по налогу на прибыль, в коллективном или трудовом договоре должны быть прописаны: размер и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками; перечень работ, профессий и должностей разъездных работников. Все это служит экономическим обоснованием расходов. Вместе с тем, бухгалтеру нужно их обосновать и документально.

Порядок документального обоснования расходов Чтобы документально оформить расходы разъездных работников, можно разработать маршрутные листы (листы служебных заданий) и вести журналы учета поездок. Если при разъездах используется служебный транспорт, придется оформлять путевые листы. Они нужны для учета ГСМ, а также в случаях, когда разъезды связаны с перевозками грузов. Порядок заполнения путевых листов утвержден Приказом Минтранса от 11 сентября 2020 г. № 368. Состав необходимых подтверждающих документов нужно установить локальным актом, где также прописать: должностное лицо, которое определяет направление и продолжительность поездки; сроки сдачи отчетной документации по разъездам.

© Бухгалтерия.ру