В журнале "Упрощенка" (№4, апрель, 2014) опубликовано интервью Александра Миронова, директора департамента аудита АКГ "Уральский союз". 

— Александр Сергеевич, тема сегодняшнего разговора — расчеты с подотчетными лицами. Соответственно первый вопрос: кому можно выдавать деньги под отчет?

— Работникам, с которыми заключены трудовые договоры (п. 4.4 Положения Банка России от 12.10.2011 № 373-П «О порядке ведения кассовых операций…», далее — Положение № 373-П). В целях организации внутреннего контроля руководителю целесообразно своим приказом установить список должностей сотрудников, которым можно выдавать деньги под отчет (п. 1 ст. 19 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

— Получается, что человек, работающий по договору гражданско-правового характера, получить деньги под отчет не может? 

— Верно, поскольку лицо, работающее по договору гражданско-правового характера, не является штатным сотрудником. Соответственно бухгалтер не может ему выдать деньги под отчет. Однако если в гражданско-правовом договоре предусмотрена компенсация расходов, связанных с оказанием услуг (выполнением работ), тогда такие траты исполнителю возмещаются. Но здесь речь идет уже не о подотчете. Поэтому нужно другое оформление. Читать интервью целиком.