Деятельность компании - заправка моторным топливом по франшизе Лукойл. Директор издал указ, что он и инженер будут использовать личные авто в служебных целых в рабочее время и заправляться на заправке компании за ее счет. Оператор отпускает топливо, но по кассе не пробивает. Как правильно это оформить в бухгалтерии?

 

У  работников  в данном случае возникает доход в натуральной форме, который является  объектом налогообложения налогом на доходы физических лиц (ст.ст. 208-211 НК РФ). Оплаченные организацией ГСМ  являются также объектом обложения обязательными страховыми взносами в ПФ РФ, ФСС РФ, ФФОМС (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ). Кроме того, необходимо будет  начислить  взносы на страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний.

 

Для избежания данной ситуации, вместо приказа руководителя об использовании личных автомобилей в служебных целях, необходимо с каждым из работников заключить договор аренды его автомобиля без экипажа с  указанием возможности и размера возмещения расходов на ГСМ.Главное, чтобы  условиями договора помимо арендной платы была предусмотрена оплата расходов работника на приобретение ГСМ для производственных целей.

 

Для документального подтверждения производственной направленности расходов необходимы:

1) договор аренды  в письменной форме. В нем  должны быть зафиксированы:

- вид используемого имущества и его характеристики, а также технические и регистрационные данные.

- порядок использования имущества;

- размер арендной платы;

- порядок возмещения расходов, связанных с использованием имущества. При этом необходимо указать виды возмещаемых расходов, порядок их подтверждения работником и т.д.;

- срок использования имущества;

 

Кроме того, учитывая разъяснения Минфина России (письма Минфина России от 21.09.2011 N 03-04-06/6-228, от 31.12.2010 N 03-04-06/6-327, от 24.03.2010 N 03-04-06/6-47), рекомендуем иметь в наличии документы, подтверждающие:

- принадлежность используемого имущества налогоплательщику (документы о собственности, доверенность и другие);

- фактическое использование имущества в интересах работодателя;

- суммы произведенных расходов.

 

К таким документам также относятся:

- копия паспорта транспортного средства;

- платежные документы;

- документы, подтверждающие необходимость использования личного автомобиля работника в служебных целях;

- путевые листы и иные документы.

 

Первичным учетным документом по расходу ГСМ при отсутствии кассовых чеков может быть путевой лист. Только на их основании можно доказать, что топливо потрачено на производственные, а не на другие цели. Без путевых листов налоговики вправе посчитать расходы необоснованными и не принять их. С тем, что путевой лист - это первичный документ, подтверждающий расходы на ГСМ, согласны и суды. Унифицированные формы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.97 N 78. Однако предприятия, не являющиеся автотранспортными, могут использовать собственные формы. Главное, чтобы были предусмотрены все обязательные реквизиты. Для путевых листов они перечислены в разделе II приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152. Этим же приказом утвержден порядок заполнения документов. В частности, путевой лист можно оформлять на любой срок, не превышающий месяца.

Подробнее: http://www.glavbukh.ru/qa/13291-qqqm7y16-sotrudnik-zapravlyaetsya-za-schet-kompanii-kak-eto-oformit?utm_social=open