"Зачастую вместо отеля работники в период командировки проживают в частных квартирах. Причем подтвердить расходы на наем жилья можно документами, составленными в произвольной форме (например, актом, подписанным владельцем квартиры и командированным сотрудником). Судьи против такого подхода к составлению документов не возражают (постановление ФАС Северо-Западного округа от 26.02.2008 № А26-1621/2007). Заметим, что официальная позиция контролирующих ведомств состоит в том, что арендную плату за период, когда арендованное жилье пустовало, в расходы включать нельзя. Такие затраты не признаются экономически обоснованными (письма Минфина России от 25.03.2010 № 03-03-06/1/178, УФНС России по г. Москве от 16.04.2010 № 16-15/040653). С такими выводами чиновников имеет смысл поспорить. Если спор о проживании в частной квартире дойдет до суда, то можно запастись документами о стоимости номеров в ближайших гостиницах. И выстроить свою позицию на том, что арендная плата за квартиру за весь период аренды не превышала стоимость  гостиничного номера. Следовательно, есть все основания признать в расходах всю сумму платы за квартиру. К сожалению, судебная практика пока отсутствует. Но представляется, что при таком подходе перспективы компании отстоять свою правоту неплохие". Подробнее  http://www.ibuh.ru/images/2012/14/BUCH_14-2012.pdf