Деятельность компании - заправка моторным топливом по франшизе Лукойл. Директор издал указ, что он и инженер будут использовать личные авто в служебных целых в рабочее время и заправляться на заправке компании за ее счет. Оператор отпускает топливо, но по кассе не пробивает. Как правильно это оформить в бухгалтерии?

Ответ Елены Руссовой, специалиста по заработной плате аудиторско-консалтинговой группы  «Уральский союз» :

Согласно требованиям  налогового кодекса  расходы, учитываемые организацией при налогообложении должны быть документально подтверждены и экономически обоснованными (пункт 1 статьи 252).

В данной ситуации в связи с отсутствием первичных документов (кассовых чеков), подтверждающих оплату ГСМ при заправке личных  автомобилей директора и инженера, отпуск топлива с заправки должен быть подтвержден накладными. В противном случае у организации возникнет недостача. У  работников  в данном случае возникает доход в натуральной форме, который является  объектом налогообложения налогом на доходы физических лиц (ст.ст. 208-211 НК РФ). Оплаченные организацией ГСМ  являются также объектом обложения обязательными страховыми взносами в ПФ РФ, ФСС РФ, ФФОМС (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ). Кроме того, необходимо будет  начислить  взносы на страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний.

Для избежания данной ситуации, вместо приказа руководителя об использовании личных автомобилей в служебных целях, необходимо с каждым из работников заключить договор аренды его автомобиля без экипажа с  указанием возможности и размера возмещения расходов на ГСМ.Главное, чтобы  условиями договора помимо арендной платы была предусмотрена оплата расходов работника на приобретение ГСМ для производственных целей.Подробнее в разделе "Статьи".