ТЕЛЕФОНЫ: +7(495) 232-08-75/0204; +7(812) 988-41-43
Деятельность компании - заправка моторным топливом по франшизе Лукойл. Директор издал указ, что он и инженер будут использовать личные авто в служебных целых в рабочее время и заправляться на заправке компании за ее счет. Оператор отпускает топливо, но по кассе не пробивает. Как правильно это оформить в бухгалтерии?
У работников в данном случае возникает доход в натуральной форме, который является объектом налогообложения налогом на доходы физических лиц (ст.ст. 208-211 НК РФ). Оплаченные организацией ГСМ являются также объектом обложения обязательными страховыми взносами в ПФ РФ, ФСС РФ, ФФОМС (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ). Кроме того, необходимо будет начислить взносы на страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний.
Для избежания данной ситуации, вместо приказа руководителя об использовании личных автомобилей в служебных целях, необходимо с каждым из работников заключить договор аренды его автомобиля без экипажа с указанием возможности и размера возмещения расходов на ГСМ.Главное, чтобы условиями договора помимо арендной платы была предусмотрена оплата расходов работника на приобретение ГСМ для производственных целей.
Для документального подтверждения производственной направленности расходов необходимы:
1) договор аренды в письменной форме. В нем должны быть зафиксированы:
- вид используемого имущества и его характеристики, а также технические и регистрационные данные.
- порядок использования имущества;
- размер арендной платы;
- порядок возмещения расходов, связанных с использованием имущества. При этом необходимо указать виды возмещаемых расходов, порядок их подтверждения работником и т.д.;
- срок использования имущества;
Кроме того, учитывая разъяснения Минфина России (письма Минфина России от 21.09.2011 N 03-04-06/6-228, от 31.12.2010 N 03-04-06/6-327, от 24.03.2010 N 03-04-06/6-47), рекомендуем иметь в наличии документы, подтверждающие:
- принадлежность используемого имущества налогоплательщику (документы о собственности, доверенность и другие);
- фактическое использование имущества в интересах работодателя;
- суммы произведенных расходов.
К таким документам также относятся:
- копия паспорта транспортного средства;
- платежные документы;
- документы, подтверждающие необходимость использования личного автомобиля работника в служебных целях;
- путевые листы и иные документы.
Первичным учетным документом по расходу ГСМ при отсутствии кассовых чеков может быть путевой лист. Только на их основании можно доказать, что топливо потрачено на производственные, а не на другие цели. Без путевых листов налоговики вправе посчитать расходы необоснованными и не принять их. С тем, что путевой лист - это первичный документ, подтверждающий расходы на ГСМ, согласны и суды. Унифицированные формы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.97 N 78. Однако предприятия, не являющиеся автотранспортными, могут использовать собственные формы. Главное, чтобы были предусмотрены все обязательные реквизиты. Для путевых листов они перечислены в разделе II приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152. Этим же приказом утвержден порядок заполнения документов. В частности, путевой лист можно оформлять на любой срок, не превышающий месяца.